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Saint John City Hall will move to a revitalized space with reduced operational costs

Saint John Common Council voted to seek enhanced functionality and significant savings through a move of City Hall offices estimated to save City operating expenses in the range of $625,000 to $700,000 annually. The move, scheduled to take place in early 2019, will involve an amended lease agreement with the landlord of 15 Market Square, Se-Fish Associates, to have City Hall offices relocated from six upper floors to four, lower-level retrofitted spaces designed to greatly enhance efficiency, accessibility and customer experience. 

City Hall offices and service desks currently occupy sections of the ground and lobby floors as well as floors eight to twelve within 15 Market Square. Renovations to the ground and lobby levels as well as the third and fourth floors, will accommodate some of these municipal services. Others will be relocated to the Saint John City Market tower once renovations are complete.

The move projects a $9-million cost savings over a fifteen-year lease. With a vision of long-term sustainability and growth, along with a more customer-focused model for City Hall, it is a step in the right direction for Mayor Don Darling. 

“This is a major milestone for the City of Saint John,” said Mayor Darling. “It is the result of an evidence-based approach from the City’s continuous improvement program, and a renewed focus to look at how we optimize space requirements for long-term financial sustainability and improved public service that promotes growth.” 

Council’s decision comes after a two-year search for new space involving a transparent competitive selection process led by City staff with the help of real-estate professionals from Cushman & Wakefield. In response to a four-phase selection process and analysis of public and employee needs, 16 space options were evaluated and shortlisted reducing the overall footprint of City Hall by almost 42 percent. 

“It was great to see a multi-faceted project team work together to find a configuration and location that is optimal for both citizens and employees,” said Bill MacAvoy, co-lead on the file for Cushman & Wakefield. “We see across the country forward-thinking organizations reducing their footprint to improve the return on their premise expenses. This file is a great example of that.”

Visitors to City Hall will have direct access into a welcoming and professional civic space where they can interact with staff in one place. The new space will have improved public accessibility with a number of secure entrances off the City’s indoor pedway system and street level. Access will be further enhanced with a first-floor customer service desk, signage and minor changes to the City-owned plaza in front of 15 Market Square.  

In addition to the cost savings, one of the City’s project team leads, Stephanie Rackley-Roach, is excited about what this move will mean for citizens, visitors and staff. “A single location will allow the public to make payments, access parking services, and interact with our team at the one-stop development shop,” said Rackley-Roach. “The public will also be able to make general inquiries and get visitor information all within an accessible, professional and secure location.”

Based on the lease agreement date of December 31, 2107 and time for detail design, tendering and renovations, the new City Hall space is expected to be open by January 2019.

The public are invited and encouraged to find out more about the project, and view the renderings and possibilities for the new space, click here.

L’hôtel de ville de Saint John va déménager dans un espace revitalisé qui permet de réduire les coûts d’exploitation  

Le conseil communal de Saint John a voté en faveur d’une meilleure fonctionnalité et d’économies importantes en déménageant les bureaux de l’hôtel de ville afin de réduire de 625 000 à 700 000 $ (estimation) les dépenses d’exploitation annuelles. Le déménagement, qui devrait avoir lieu au début de 2019, comprendra une modification du bail avec Se-Fish Associates, propriétaire du 15, Market Square, afin de déménager les bureaux de l’hôtel de ville de six étages supérieurs à des locaux réaménagés situés sur quatre étages inférieurs conçus pour améliorer considérablement l’efficacité, l’accessibilité et l’expérience client. 

Les bureaux de l’hôtel de ville et du service à la clientèle occupent actuellement des sections du rez-de-chaussée et du hall d’entrée, ainsi que les 8e à 12e étages du 15, Market Square. Les rénovations du rez-de-chaussée et du hall d’entrée, ainsi que des troisième et quatrième étages permettront d’héberger un certain nombre de ces services municipaux. D’autres déménageront à la tour du marché municipal de Saint John une fois les rénovations terminées.

Le déménagement prévoit des économies de 9 millions de dollars sur un bail de quinze ans. Avec une vision de viabilité à long terme et de croissance, ainsi qu’un modèle plus axé sur la clientèle pour l’hôtel de ville, il s’agit d’un pas dans la bonne direction pour le maire Don Darling. 

« C’est un jalon important pour la Ville de Saint John », a déclaré le maire Darling. « C’est le résultat d’une approche fondée sur des données probantes du programme d’amélioration continue de la Ville, et d’un nouvel intérêt envers l’optimisation des besoins de locaux pour la viabilité financière à long terme et l’amélioration des services publics en vue de favoriser la croissance. » 

La décision du conseil fait suite à une recherche de deux ans de nouveaux locaux passant par un processus de sélection concurrentiel transparent mené par le personnel de la Ville avec l’aide de professionnels de l’immobilier de Cushman & Wakefield. À la suite d’un processus de sélection en quatre étapes et d’une analyse des besoins du public et des employés, 16 options de locaux ont été évaluées et présélectionnées, réduisant ainsi l’empreinte globale de l’hôtel de ville de près de 42 %. 

« C’était super de voir collaborer une équipe de projet aux multiples facettes pour trouver une configuration et un emplacement optimaux pour les citoyens et les employés », a déclaré Bill MacAvoy, co-responsable du dossier chez Cushman & Wakefield. « Nous voyons partout dans le pays des organisations avant-gardistes qui réduisent leur empreinte afin d’améliorer le rendement de leurs dépenses immobilières. Ce dossier en est un excellent exemple. »

Les visiteurs de l’hôtel de ville auront accès direct à des locaux civiques accueillants et professionnels, où ils pourront interagir en un seul endroit avec le personnel. Les nouveaux locaux amélioreront l’accessibilité du public grâce à un certain nombre d’entrées sécurisées à partir de la voie piétonnière souterraine de la ville et du niveau de la rue. L’accès sera encore amélioré avec un bureau de service à la clientèle au premier étage, de la signalisation et des modifications mineures à la place appartenant à la Ville située en face de 15, Market Square. 

En plus des économies réalisées, Stephanie Rackley-Roach, l’une des chefs d’équipe de projet de la Ville, est enthousiaste à l’idée des conséquences de ce déménagement pour les citoyens, les visiteurs et le personnel. « Le même lieu permettra au public d’effectuer des paiements, d’accéder aux services de stationnement et d’interagir avec notre équipe au Guichet unique pour l’aménagement », a-t-elle déclaré. « Le public sera également en mesure de faire des demandes de renseignements généraux et d’obtenir de l’information pour les visiteurs dans un lieu accessible, professionnel et sécurisé. »

Selon la date du bail du 31 décembre 2017 et le temps nécessaire à la conception détaillée, aux appels d’offres et aux rénovations, les nouveaux locaux de l’hôtel de ville devraient ouvrir d’ici janvier 2019.

Le public est invité et encouragé à en savoir plus sur le projet, et à visualiser les rendus et les possibilités des nouveaux locaux, cliquer ici.

 



 

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